프로젝트 매니지먼트 (1) 착수 단계

 

 

 

프로젝트의 성공적 착수, 탄탄한 기초 구축

프로젝트 착수는 공식적인 시작을 알리는 중요한 단계로, 다양한 과정들을 거쳐 이루어집니다. 특히 프로젝트의 타당성을 입증하고 이를 토대로 프로젝트를 진행할 가치를 확보하는 것이 핵심입니다. 이 과정에서 가용한 정보를 기반으로 프로젝트 평가를 수행하고, 전문가, 고객, 스폰서와의 미팅을 통해 제품 또는 서비스의 타당성을 검증합니다.

고객의 기대와 요구사항을 충족시키는 프로젝트 범위 정의

프로젝트 범위를 상위 수준에서 정의하면서, 고객의 기대와 비즈니스 요구사항에 부합하는 결과물을 도출하는 것이 중요합니다. 프로젝트 착수 단계에서는 상위수준의 개략적인 범위에 초점을 맞추며, 프로젝트 관리 계획 수립 과정에서 보다 상세한 범위를 정립합니다.

핵심 이해관계자와의 협력을 통한 프로젝트 지원 확보

다양한 이해관계자들의 요구사항을 정확하게 파악하고 이를 충족시키기 위해 브레인스토밍, 인터뷰, 자료수집 기법 등을 활용하여 핵심 이해관계자를 분석합니다. 이를 통해 프로젝트 지원을 확보하고 기대사항을 일치시킬 수 있습니다.

환경과 제약조건 고려한 프로젝트 수행 접근법 제안

프로젝트 수행 환경, 과거 자료, 전문가 판단 등을 기반으로 상위수준의 리스크, 가정사항, 제약사항을 식별하고 문서화합니다. 이를 바탕으로 프로젝트 한계를 극복하고, 현실적인 계획을 수립할 수 있는 프로젝트 수행 접근법을 제안합니다.

프로젝트 헌장의 개발과 승인을 통한 공식적 프로젝트 시작의 중요성

프로젝트 헌장의 개발 및 승인 과정은 프로젝트의 성공에 있어 핵심적인 역할을 담당합니다. 프로젝트 헌장은 프로젝트의 기본적인 범위, 마일스톤, 인도물(Deliverable) 등을 포함하고 있어, 이를 통해 프로젝트 참여자들이 프로젝트의 목표와 방향성을 이해할 수 있게 됩니다. 또한, 프로젝트 헌장에는 프로젝트 관리자가 지정되어 있어, 헌장의 공식적인 승인을 통해 프로젝트 관리자에게 프로젝트를 진행하는데 필요한 권한이 부여됩니다.

공식 승인을 거쳐 프로젝트의 성공적인 착수

프로젝트 헌장이 스폰서나 고객으로부터 승인을 받음으로써, 프로젝트는 공식적으로 착수되게 됩니다. 이러한 승인 과정은 프로젝트가 조직 내에서 인정받고, 필요한 자원과 지원을 확보할 수 있는 기반이 마련되는 것을 의미합니다. 따라서, 프로젝트 헌장의 승인은 프로젝트의 성공 여부에 결정적인 영향을 미칩니다.

프로젝트 착수 과정에서의 세부적인 계획 수립

프로젝트 착수 단계에서는 상세한 계획을 수립하는 것이 아니라, 프로젝트의 전반적인 방향성과 목표를 설정하고 이를 승인받는 것에 초점을 맞춥니다. 착수 이후에는 기획(Planning) 단계를 거쳐 더욱 구체적이고 상세한 계획을 수립하게 되며, 이 과정에서 리스크, 가정사항, 제약사항 등을 고려한 현실적인 계획을 작성하게 됩니다.

 

 

 

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착수는 프로젝트의 공식적 시작을 말합니다. 여러분의 회사에서 어떤 프로젝트가 공식적으로 허가(승인)되는 시점까지를 착수에서 다루고 있습니다. 보통 어떤 프로젝트가 승인되려면 그 프로젝트의 타당성부터 입증되어야 합니다. 타당성 없는 프로젝트를 허가하는 경우는 없기 때문입니다. 그리고 프로젝트 관리자나 팀원이 프로젝트 승인에 참여하는 경우는 없습 니다. 그 이유는 프로젝트 승인은 그 프로젝트에 들어가는 모든 비용을 승인한다는 것인데, PM이나 팀원은 조직상에서 그러한 자금 승인에 대한 권한을 갖고 있지 않기 때문입니다. 프로젝트 관리자가 선정되어 프로젝트에 배정되는 시점은 프로젝트가 허가되는 시점입니다. 따라서 어떤 프로젝트에 대한 허가의 권한을 프로젝트 관리자가 갖고 있지는 않지만, 조직상에서 어떻게 프로젝트가 허가되며, 허가되는 과정에서 어떤 일들을 해야 하는지 정도는 프로젝트 관리자가알고 있어야 합니다. 착수 영역은 출제 비중이 높지 않지만, 반드시 알아야 할 내용이 있습니다.

가용한 정보를 기반으로 프로젝트 평가를 수행하고, 주어진 가정과 제약 안에서 새로운 제품 또는 서비스의 타당성을 평가하기 위해 주제 관련 전문가, 고객, 스폰서와 미팅하기 보통 프로젝트를 공식적으로 시작하기 전에 회사에서는 프로젝트를 진행할 가치가 있는지 없는지에 대한 타당성을 분석하게 됩니다. 수십억, 수백억 들어가는 프로젝트가 타당성 분석도 없이 수행했다가 손해를 보고 끝나면 안 됩니다. 따라서 타당성이 있다는 것을 반드시 확인하고 프로젝트에 들어가야 합니다.

고객의 기대사항들을 맞추기 위해 비즈니스 요구사항 및 준수해야 할 요구사항을 기반으 로 상위 수준(High-level)의 프로젝트 범위 정의하기 프로젝트의 범위(Scope)는 프로젝트에서 달성해야 산출물과 산출물을 생성하기 위해 필요한 작업입니다. 기본적으로 이번 프로젝트에서 어떤 건물을 지을지, 어떤 시스템을 구축할지 등을 결정하게 되는데 이는 고객의 기대사항이나 비즈니스 요구사항을 바탕으로 합니다. 프로젝트 착수에서 정의하는 범위는 세부적으로 상세한 범위는 아니며 상위수준의 개략적인 범위를 말합니다. 계약하의 프로젝트라면 RFP(Request for proposal)나 계약서를 통해 이번 프로젝트의 범위를 알수 있으며, 자체 진행 프로젝트라면 프로젝트를 시작하는 내부 사람이 새로 만들 제품 또는 서비 스의 범위를 알려주게 됩니다. 상세한 프로젝트의 범위는 프로젝트 관리 계획을 수립하는 기획(Planning)에서 정의합니다.

프로젝트에 대한 지원을 얻고 기대사항을 일치하게 하기 위해 브레인스토밍, 인터뷰, 기 타 자료수집 기법들을 사용해서 핵심 이해관계자 분석하기 경영진, 고객, 프로젝트 관리자, 스폰서, 팀원, 벤더 등 프로젝트는 여러 사람의 이해관계가 얽혀있습니다. 프로젝트에 연관된 사람은 다양하며 프로젝트를 성공적으로 완료하기 위해서는 다양한이해관계자의 요구사항을 식별하고 그 요구사항을 정확하게 맞추어야 합니다. 프로젝트에서 맞춰야 하는 요구사항을 식별하기 위해서는 먼저 핵심 이해관계자부터 식별하여야 합니다. 이해관계자로부터 요구사항을 식별하는 것은 기획(Planning)에서 수행하며, 식별된 요구사항은 프로젝트실행(Executing)을 통해 하나씩 맞춰나가게 됩니다

프로젝트 수행 접근법을 제안하고 프로젝트 한계들을 식별하기 위해서 현재 환경, 과거 자료, 전문가 판단 등에 기반을 두어 상위수준의 리스크, 가정사항, 제약사항을 식별하 고 문서화하기프로젝트를 수행하는 환경은 모두 다를 것입니다. 주어진 환경과 주어진 제약조건에 따라 프로젝트에 접근하는 방법도 달라집니다. 따라서 현재 프로젝트와 관련된 환경 조건들과 제약사항, 가정사항을 파악할 필요가 있습니다. 그리고 모든 프로젝트는 미래에 대한 불확실성을 포함하고 있습 니다. 프로젝트에 따라 불확실성의 정도도 다를 것입니다. 이 불확실성을 프로젝트 리스크라고 하며, 프로젝트에 관련된 리스크에 따라 프로젝트에 대한 접근법도 달라질 것입니다. 일반적으로 리스크 하면 위험, 위험하면 나쁜 것으로 생각하지만, 프로젝트 리스크는 불확실한 사건 또는 조건 을 말하며, 리스크 발생 시 프로젝트 목표에 긍정적 또는 부정적 영향을 주게 됩니다.

또한, 제약조건이 없는 프로젝트는 거의 없습니다. 자원, 기간, 비용, 품질 등이 대표적인 프로젝 트의 제약조건들이며 제약조건하에 프로젝트를 수행해야만 합니다. 제약하에 프로젝트를 수행하기 위해서는 어떤 제약이 있는지를 먼저 식별하고 문서화해야 할 필요가 있습니다. 이렇게 문서화 하는 이유는 착수 다음 과정이 기획(Planning)이기 때문입니다. 기획은 프로젝트 관리 계획을 만 드는 과정을 말합니다. 프로젝트 관리 계획을 만들 때 리스크나 가정사항, 그리고 제약사항을 고려하지 않는다면 그것은 이상적인 계획이 됩니다. 따라서 현실적인 계획을 작성하기 위해서는 이런 사항들을 고려해야 합니다. 착수는 프로젝트 초기이므로 상세한 내용을 식별하고 문서화하기어렵습니다. 프로젝트 초기에 식별한 개략적인 상위수준의 내용은 기획 과정을 거치면서 더 다양하고 상세하게 정의됩니다.

프로젝트 범위, 마일스톤, 인도물(Deliverable)들을 문서화하기 위해 이해관계자의 요 구사항을 추가로 수집하고 분석하여 프로젝트 헌장(Project charter)을 개발하기 앞에서 여러 착수 관련된 활동을 수행하게 되면 다양한 문서들이 만들어집니다. 만들어진 내용을핵심 이해관계자와 같이 검토하고 프로젝트의 공식 승인을 받기 위해 프로젝트 헌장을 개발합니다. 프로젝트 헌장은 프로젝트를 공식 승인한 문서이며, 프로젝트의 초기 범위, 마일스톤, 인도물 등에대한 정보들을 담게 됩니다. 프로젝트 헌장이 없다면 프로젝트를 공식적으로 승인 받지 않았다는 것입니다. 따라서 프로젝트 헌장은 반드시 작성해야 하며 프로젝트의 주요 문서 중 하나입니다.

프로젝트에 대한 수용과 합의를 얻고 프로젝트 관리자에게 공식적으로 권한을 배정하기 위해 스폰서나 고객으로부터 프로젝트 헌장에 대한 승인을 획득하기 프로젝트 헌장을 프로젝트 스폰서나 고객이 승인하게 되면 그때가 바로 공식적으로 프로젝트가승인된 시점입니다. 프로젝트 헌장에는 프로젝트 관리자가 명시되며, 프로젝트 헌장이 승인됨으로써 프로젝트 관리자는 프로젝트에 필요한 자원을 사용할 수 있는 공식적인 권한을 갖게 됩니다.